LESSICOM – Il Controllo del listino (tariffe) nell’ azienda odontoiatrica. Congruità tra il valore della prestazione e suoi costi. Il caso dell’endodonzia.

Dr. Franco Cellino
Responsabile del controllo economico-finanziario in Lessicom srl
in collaborazione con Paolo Ambrogio, Damiano Pasqualini, Riccardo Preti, Elio Berutti
Dental School Università degli Studi di Torino

Un corretto approccio che l’azienda odontoiatrica deve avere per poter determinare il costo delle prestazioni erogate ai propri pazienti (clienti) presuppone la conoscenza analitica di informazioni, contabili e non, della propria attività produttiva. Tali informazioni scaturiscono da un corretto controllo di gestione. Cos’è il controllo di gestione? E’ quella variabile organizzativa non strutturale che aiuta l’imprenditore odontoiatra a gestire il proprio studio. E’ il processo con il quale l’odontoiatra si assicura che le risorse vengano acquisite ed impiegate in modo efficace ed efficiente per raggiungere gli obiettivi che si è prefissato.

Un controllo di gestione che risponda alle esigenze dell’odontoiatra, ovvero conoscere lo stato di salute della propria azienda, scaturisce dall’elaborazione di dati e/o informazioni derivanti da un monitoraggio dettagliato delle azioni con valore economico svolte quotidianamente all’interno dello studio. Più il monitoraggio è analitico, maggiore sarà la possibilità di avere dati di report precisi ed attendibili.

In pratica il monitoraggio analitico dell’azienda odontoiatrica consente di attivare meccanismi di controllo (antecedente, concomitante e a consuntivo) e di fare valutazioni quo-ante ed ex post del grado di raggiungimento degli obiettivi prefissati, ma soprattutto di rispondere a tutte quelle domande di carattere economico alle quali il clinico non sa rispondere.

Da molti anni seguo le aziende odontoiatriche nell’ambito del controllo economico-finanziario; le domande che con maggiore frequenza mi vengono rivolte dal titolare dello studio odontoiatrico sono perlopiù di questo tipo: le tariffe del mio studio sono adeguate ai costi? Quanto posso pagare un collaboratore? Quanto posso scontare una prestazione erogata? Il mio odontotecnico è “caro”? Come posso ottimizzare le tariffe del mio listino? E’ possibile migliorare la redditività delle mie prestazioni senza dover ricorrere ad un aumento delle tariffe?

Rispondere a tutte queste domande è possibile, tenendo presente però che le valutazioni fatte per uno studio odontoiatrico non sono sempre (per non dire quasi mai) applicabili ad un altro studio. La medesima prestazione a parità di valore di listino (prezzo), ma con tempi, sedute, costi (fissi e variabili) diversi, dà un risultato di redditività (guadagno sulla prestazione) talvolta con differenze anche sostanziali tra uno studio e l’altro.

L’analisi della redditività delle prestazioni dell’endodonzia, presente nel testo completo di questo articolo pubblicato sul sito della SIE è la sintesi di dati monitorati e di informazioni rilevate su un numero limitato di studi odontoiatrici che non rappresentano né un campione statisticamente valido, né tantomeno l’universo.

Essa ha come obiettivo quello di mettere in relazione delle tariffe mediamente applicate per le prestazioni endodontiche con dei costi ipotizzati inerenti il settore clinico analizzato. Non ha la pretesa di determinare un tariffario endodontico applicabile indistintamente in qualsiasi studio odontoiatrico.

Si è cercato, piuttosto di illustrare come si determinano i costi di produzione, come utilizzarli o meglio “associarli” alla prestazione clinica, come valutare i risultati ottenuti ed infine su quali leve agire per poter ottenere una corretta congruità tra valore di produzione (valore del listino) ed i costi.

In pratica si è voluto evidenziare che per fare delle corrette valutazioni gestionali utili al processo di decisione aziendale, sono necessarie elaborazioni complesse di dati ed informazioni, elaborazioni che seguono un modello aziendale applicato ad attività produttive che erogano servizi alla persona, come sono, di fatto, gli studi odontoiatrici.

IL CALCOLO DEL COSTO DELLA PRESTAZIONE ODONTOIATRICA.
Il CASO DELL’ENDODONZIA.

Per poter determinare il costo di una prestazione odontoiatrica è necessario classificare i costi in due tipologie: i costi fissi detti (anche indiretti) ed i costi variabili (anche diretti).

Sono fissi quei costi generati dalla “struttura aziendale” e non dai volumi di produzione. Sono variabili i costi il cui valore varia al variare della produzione. Il valore della produzione o ricavo è, di fatto, il valore del listino prezzi applicato da uno studio odontoiatrico. I costi, sia fissi sia variabili, possono essere accorpati o classificati in centri di costo.

Ipotesi di classificazione dei costi in centri di costo

Centri di costo-costi fissi

• Attrezzature – costi per attrezzature gestionali e cliniche (acquisto / manutenzione-riparazione)
• Consulenti – commercialista, lavoro, gestionale,informatico, etc
• Servizi – telefoniche, riscaldamento, illuminazione, affitto e spese condominiali. Manutenzione ordinaria della struttura.
• Generali – costi non imputabili agli altri centri. Alcuni esempi: cancelleria, assicurazioni studio, materiali per pulizie, corsi e convegni, aggiornamento professionale etc.
• Imposte e tasse – imposte e tasse inerenti l’attività quali ad esempio tassa rifiuti, tassa radiologici, ICI (se lo studio è di proprietà) etc.
• Leasing – macchinari e attrezzature dello studio
• Personale – costo lordo comprensivo di t.f.r.
• Bancari – spese di gestione del conto corrente. POS, interessi passivi

Centri di costo-costi variabili

• Collaboratori – compenso ai collaboratori clinici
• Materiali clinici – materiali di consumo generici e specifici per area clinica
• Odontotecnici – laboratori protesici e ortodontici

La conoscenza analitica dei costi e la loro classificazione offre sicuramente dei vantaggi allo studio odontoiatrico, in quanto permette di orientare talune decisioni aziendali in base a calcoli di convenienza economica, permette il controllo economico della gestione in termini di efficienza, come quello di individuare il fornitore che a parità di prodotto/servizio costa meno; inoltre permette di valutare le giacenze di magazzino e quindi di ottimizzare la gestione acquisti, confrontare i dati con la gestione passata e quindi individuare gli scostamenti ed attivare una corretta e adeguata politica prezzi.

Determinati i ricavi ed i costi si passa alla valutazione dell’utile.

L’utile lordo (prima delle imposte) di gestione dello studio odontoiatrico è la differenza tra i ricavi (produzione) ed i costi.

Utile = Ricavi – Costi (fissi e variabili)

La redditività di gestione è l’espressione percentuale dell’utile

Redditività = [ Utile / Ricavo ] X 100

La determinazione dell’utile totale dello studio è relativamente semplice, mentre le difficoltà nascono nel riuscire a determinare la quota di costo, sia fisso, sia variabile da associare alla prestazione. Qual è la quota della “locazione studio” (c. fisso) piuttosto che quella del “consulente paghe” da attribuire alla prestazione? E quella del “materiale monouso” (c. variabile)?

Per poter effettuare un calcolo corretto occorrono due parametri fondamentali: il numero delle sedute della prestazione e il tempo della prestazione. Tali parametri sono importanti per l’assegnazione e ripartizione dei costi indiretti, mentre i costi diretti vengono assegnati sulla base del loro effettivo utilizzo.

Ogni seduta genera un costo legato all’utilizzo dei materiali monouso, un costo di segreteria che gestisce l’appuntamento, un costo telefonico per le comunicazioni al paziente (ad es. la conferma dell’appuntamento), un costo per la sterilizzazione dello strumentario, etc.

Il tempo prestazione è utilizzato per attribuire alla prestazione i costi quali quelli di struttura, del personale clinico assistente, degli ammortamenti etc.

Quindi per procedere al calcolo del costo della prestazione occorre:

1. determinare il tempo totale (minuti) ed il numero sedute

2. associare alla prestazione

   1. la quota di costo orario (struttura, utenze, attrezzature, ammortamenti, personale clinico, altro.)

   2. la quota di costo fisso seduta (segreteria, sterilizzazione, telefoniche, altro)

   3. la quota di costo variabile seduta (materiale clinico monouso)

   4. La quota di costo diretto, ovvero il materiale clinico e lo strumentario specifico

La somma di tutte le componenti di costo così determinate è, di fatto il costo totale della prestazione.

I COSTI DELL’ENDODONZIA: IL METODO UTILIZZATO

Il metodo utilizzato per la determinazione del prezzo medio della prestazione (valore del listino) ed i relativi costi, rappresentati di seguito, sono la sintesi di un monitoraggio e successiva elaborazione dati di circa 50 studi odontoiatrici aventi caratteristiche organizzative-strutturali omogenee, ma diversamente dislocati sul territorio nazionale: 3 riuniti, 2 medici (full- time il titolare, part-time il collaboratore), 1 assistente (full-time), 1 assistente (part-time), 1 igienista (part-time), 1 segretaria (full-time).

I dati di sintesi ottenuti sono i seguenti:

costo orario struttura € 23,35

costo orario assistente clinica € 13,81

costo orario attrezzature non specifiche € 2,33

costo variabile seduta € 5,37

costo fisso seduta € 7,92

Per il calcolo del materiale clinico specifico sono state considerate le voci di costo così come riportate nelle tabelle successive (tab. 1 – tab. 2):

 Tab.1

TRATTAMENTO INIZIALE-RITRATTAMENTO ENDODONTICO -1 seduta

 

Tubofiala di anestesia	Salvietta per diga	2 Siringa per lavaggi
Ago per anestesia	Fresa diamantata cilindrica	2 Ago per lavaggi
Siringa usa e getta per anestesia	Kit di gates	1 lavaggio di EDTA
Lidocaina spray	Blister punte di carta	Kit di proteper meccanici o manuali
Foglio di diga in lattice	Kit di K-file in NI-TI	Cono di guttaperca oppure thermafil
4 pellicole endorale	2 lavaggi di ipoclorito	Pulp canal sealer
Coltosol	Cartuccia obtura	Fresa diamantata pallina
Pellets di cotone	RC prep in siringa	Fresa endozekria
Fresa a pallina in tungsteno	Spugnetta per endodonzia	Guttaperca remover

Tab. 2

TRATTAMENTO INIZIALE-RITRATTAMENTO ENDODONTICO – seduta intermedia

Tubofiala di anestetico	Filo per legature	Coltosol
Ago per anestesia	Fresa diamantata cilindrica	Pellets di cotone
Siringa usa e getta per anestesia	1 lavaggi di ipoclorito	1 pellicole per radiografie
Lidocaina spray	Siringa per lavaggio	Kit di gates
Foglio di diga in lattice	Ago per lavaggio	Kit di K-file
Salvietta per diga	Spugnetta per endodonzia	RC pr

Per il calcolo delle attrezzature e dello strumentario specifico sono state considerate le voci di costo così come riportate nelle tabella successiva (tab. 3)

 Tab. 3

STRUMENTARIO

Specchietto	Centratore di Rinn	Uncino Root
Specillo	Centratore endodontico	Portafiles Root
Escavatore	Obtura	Kit plugger Maillefer 8-9-10-11
Presselle	Ago per obtura	Microdebrider Maillefer 20-30
Sonda endodontica	Rivelatore apicale Root ZX	Sistem B
Spatola per cemento	Plugger system B	Endobox
Misuratore canalare	Thermaprep plus Maillefer	Endostop Maillefer
Calibro	Gancio per diga	Telaio in acciaio per diga
Motore Tecnica	Allarga ganci per diga	Pinza fora dig

Di seguito si riporta la tabella di sintesi dei risultati ottenuti:

Il listino (voci ed importi) è seguito dai costi del materiale specifico, dal tempo e numero sedute, dai costi del monouso, del collaboratore delle attrezzature, di seduta e di struttura; le ultime tre colonne indicano rispettivamente il costo totale, l’utile e la redditività della prestazione.

Nella tabella successiva è stato ipotizzato una variazione del tempo (da 45 a 90 minuti) della prestazione TC monocanalare 1 seduta. Il risultato porta ad un incremento del costo prestazione (da € 83,74 ad € 114,05) e ad una riduzione dell’utile pari a € 30,31. Anche la redditività passa dal 53,48% al 36,64%.

Nell’ultima tabella è stato aggiunto un costo variabile, il compenso del collaboratore che esegue la prestazione (40% del valore del listino), mantenendo invariati tutti gli altri parametri. Appurato l’incremento del costo totale della prestazione seguito da un decremento dell’utile e della redditività, è opportuno far notare come in due prestazioni evidenziate in tabella (TC monocanalare 2 sedute e ritrattamento monocanalare 2 sedute) i costi siano superiori ai ricavi determinando una perdita e non un utile.

In conclusione si può affermare che la determinazione e l’ottimizzazione del listino prezzi deve essere ponderato con un’analisi dei costi precisa e corretta. Successivamente è opportuno valutare quali siano i margini di intervento su quei parametri di costo nonché sui costi stessi. Ad esempio, trattare un dente in un’unica seduta, eventualmente ottimizzando anche i tempi di esecuzione, è sicuramente preferibile in termini economici. A questa considerazione il medico deve ovviamente aggiungere una valutazione di fattibilità in termini clinico-biologici.