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Norme Sezioni Regionali

Scopo delle Sezioni Regionali
Lo scopo delle Sezioni Regionali è quello di divulgare, a livello locale, l’endodonzia con particolare attenzione alla formazione clinica e scientifica dei colleghi più giovani, in supporto e mai in antagonismo con l’attività nazionale della Società Italiana di Endodonzia.

Norme per l’iscrizione alle Sezioni Regionali
Sono soci delle Sezioni Regionali tutti i soci SIE in regola con la quota associativa annuale.
Le Sezioni Regionali non possono chiedere quote aggiuntive per l’iscrizione annuale.

Il Segretario Regionale
Il Segretario Regionale (SR) verrà eletto con scadenza biennale tra i soci attivi della sezione regionale. Il SR non potrà ricoprire la carica per più di due mandati consecutivi. Le elezioni del nuovo SR devono essere espletate prima della data del congresso nazionale o manifestazione equivalente dell’anno in corso e i risultati devono essere comunicati tempestivamente al SN dal SR uscente, previo verbale regolarmente firmato da tutti i presenti la riunione.
Il nuovo SR dovrà comunicare prima del Congresso Nazionale le date delle eventuali manifestazioni regionali previste per l’anno successivo. Sarà cura del SR scegliere date non vicine ad altre manifestazioni endodontiche regionali. Sarà premura del SN comunicare tempestivamente al CIC ed agli altri enti interessati, tutte le date comunicate nei termini. Sarà obbligatorio per tutti i SA evitare di organizzare e partecipare a manifestazioni di prevalente argomento endodontico che possano danneggiare, in ambito locale, le giornate endodontiche regionali. Il Segretario Regionale non potrà candidarsi per altri ruoli societari elettivi nel corso del suo mandato.

Coordinamento delle Sezioni Regionali Istituzione di un organo di controllo delle attività delle Sezioni Regionali
Al fine di rendere più efficiente l’organizzazione delle sezioni regionali, il Consiglio Direttivo affida a due figure componenti il Consiglio stesso – ovvero il Segretario Culturale Nazionale (SCN) ed il Segretario Nazionale (SN) – ed a una figura esterna, nominato dal CD stesso, ovvero il Coordinatore delle Sezioni Regionali (CSR), il compito di coordinare le attività delle Sezioni Regionali.
Le Sezioni Regionali eleggeranno, tra i SA della regione, il loro Segretario Regionale.

Ruoli del Coordinatore delle Sezioni Regionali
I compiti del CSR sono quelli di impostare – di concerto con i Segretari Regionali (SR) – il calendario e la relativa tipologia delle manifestazioni culturali regionali.  Attraverso l’analisi della  distribuzione sul territorio nazionale – progettata in modo da assicurare un’ottimale copertura geografica e temporale – e mediante la determinazione dei temi di lavoro, farà si che l’offerta culturale sia varia e completa su tutto il territorio nazionale.
Imposta perciò una bozza di calendario annuale delle manifestazioni regionali, che sarà comunicata al SCN ed al SN.
E’ poi compito del CSR verificare – concordemente con il SCN -  che ciascuno dei SR proponga in ogni manifestazione temi culturali adeguati e relatori consoni al ruolo che sono chiamati a svolgere.
Da un punto di vista economico deve assicurarsi che il/i SR presenti un “budget” preventivo e – concordemente con il SN – ne verifica la congruità.
Attraverso queste due funzioni assicura quindi, all’interno del CCSR, la pianificazione economica e culturale delle manifestazioni per ottenere l’approvazione definitiva del CD.
Infine fa in modo di sorvegliare il corretto e puntuale svolgimento delle manifestazioni, l’allineamento del consuntivo economico al “budget” preventivo approvato – in precedenza – dal CSR, la corretta stesura da parte dei SR di una relazione consuntiva (indicazioni, lamentele, proposte, costi delle riunioni, presenze al congresso, nuovi soci iscritti, andamento delle relazioni e della qualità dei soci attivi da proporre per relazioni al congresso nazionale).

Compiti del Segretario Regionale
Compiti principali del SR sono:

- Curare la diffusione e la qualità dell’Endodonzia nella propria regione, incentivare le iniziative dei Soci Attivi, seguire la progressione culturale e scientifica dei Soci Ordinari SIE aiutandoli a raggiungere lo status di Socio Attivo.

- Impostare – di concerto con il CSR -  il calendario, e la relativa tipologia, delle manifestazioni culturali regionali, da sottoporre alla Commissione Culturale.

A questo proposito vengono indette due riunioni annuali – alle quali il Segretario Regionale è tenuto a partecipare – una in concomitanza con il Congresso Nazionale e l’altra in occasione del Closed Meeting.

- Preparare il “budget” preventivo delle manifestazioni regionali in collaborazione con il CSR e con la eventuale consulenza del Segretario Culturale e del STN.

- Organizzare – assieme al SN -  la manifestazione culturale denominata Giornata Endodontica Regionale e le eventuali altre manifestazioni secondo le norme riportate dal presente regolamento.

- Indire le periodiche riunioni dei SA iscritti alla sezione regionale per  curare i normali aspetti della vita associativa. Sarebbe opportuno che tali riunioni avessero una cadenza almeno semestrale, preferibilmente in tempo utile per discutere con i Soci Attivi della regione le iniziative da proporre alle due manifestazioni nazionali maggiori ovvero Closed Meeting e Convegno Nazionale.

Un avviso di convocazione delle riunioni ed un loro sommario rendiconto dovrebbe essere inviato per posta elettronica al CSR.

La convocazione dei Soci Regionali potrà essere effettuata per posta ordinaria oppure per posta elettronica.

- Indire le elezioni biennali per il rinnovo della carica di SR.

Le elezioni dovranno essere indette avvisando, per posta ordinaria e/o per posta elettronica i Soci Attivi facenti capo alla Regione (Elenco ufficiale fornito dalla Segreteria Nazionale).
La votazione potrà essere effettuata e sarà valida quando, alla riunione convocata, la metà più uno dei Soci Attivi appartenenti alla Regione è presente fisicamente o per delega (è ammessa un’unica delega per Socio Attivo) nel luogo stabilito per la riunione.
Possono votare e/o essere votanti per delega solo i Soci Attivi in regola con la quota associativa dell’anno in corso; a tal proposito fanno fede gli elenchi in possesso della Segreteria Nazionale.
La votazione potrà essere effettuata per voto palese o a scrutinio segreto e sarà cura del Segretario Regionale redigere un piccolo verbale da inviare alla Segreteria Nazionale, che si farà cura di informare il CSR e il SC.

Regolamentazione della Sezione Regionale
La gestione economico-finanziaria della Sezione Regionale è garantita dalla SIE esclusivamente sulla base di precisi “budgets” presentati dal Segretario Regionale (SR) alla Commissione Culturale e dovranno essere approvati dal CD. Il SR in ogni caso non potrà impegnare il nome, l’immagine e le finanze della SIE senza la preventiva autorizzazione scritta (in formato cartaceo o digitale) da parte del CCSR.

Regolamentazione delle Attività Culturali delle Sezioni Regionali
Ciascuna sezione regionale, secondo le proprie caratteristiche, necessità e possibilità, potrà organizzare una manifestazione di tipo congressuale della durata massima di una giornata, denominata Giornata Endodontica “nome-regione” (es. Campana o Lombarda), con cadenza biennale.
Il programma dovrà essere sorretto prevalentemente da relatori Soci SIE (onorari, attivi, aggregati, ordinari) iscritti alla sezione organizzatrice, ma potrà essere integrato da Soci Attivi SIE di altre sezioni, o da relatori di discipline contigue qualora se ne ravveda la necessità.
Le sezioni che non avessero un numero sufficiente di SA per sostenere il programma devono organizzare la giornata insieme a una o più regioni limitrofe.
Negli anni in cui non sarà organizzata la Giornata Endodontica Regionale, ciascuna sezione potrà organizzare una manifestazione di tenore inferiore a quella principale biennale.
Il programma culturale dovrà essere interamente coperto dai Soci SIE iscritti alla sezione organizzatrice.

Quote di Partecipazione
La partecipazione alle attività culturali SIE regionali sarà gratuita per i soci SIE. Dovrà essere stabilita una quota di partecipazione per i non soci SIE, quota che potrà essere ridotta, anche sensibilmente, per i soci di altre associazioni o società scientifiche – il cui elenco sarà definito a cura del Consiglio Direttivo – direttamente coinvolte nell’organizzazione dell’evento.

Gestione economica degli eventi culturali
Ogni qualvolta si voglia organizzare una manifestazione che preveda costi gestionali si deve obbligatoriamente elaborare e presentare al CSR – e per conseguenza alla Commissione Culturale un “budget” preventivo (form in excel scaricabile sul sito), almeno nove mesi prima.
La mancata approvazione del budget, annullerà la manifestazione.Si precisa che, essendo il seminario rispetto alla giornata endodontica, una manifestazione a carattere minore, anche i costi devono essere limitati.
Le quote economiche derivanti dalle “sponsorizzazioni” saranno incassate direttamente dalla SIE a cui saranno intestate tutte le fatture relative alle spese che saranno onorate direttamente dalla tesoreria SIE.Gli  eventuali utili rimangono a disposizione della  SIE.
La Segreteria Nazionale si premurerà di fornire l’elenco degli Sponsor di rilevanza nazionale che aderiscono alla singola manifestazione (giornate e/o seminari). Il SR potrà contattare ogni altro Sponsor che riterrà opportuno di concerto con la Segreteria Nazionale, soprattutto quelli locali.
E’ obbligatorio che ogni manifestazione regionale preceda o segua il Congresso Nazionale di almeno 30 giorni.